Newsletter – 2-2025Weniger Papier, weniger Geld, mehr Zeit: Mit dem Lehrvertrag online geht vieles schneller und kann selbst verwaltet werden
Am 18. Februar ging der Lehrvertrag online ins Netz. Seither haben Ausbildungsbetriebe der Region die Möglichkeit, den Eintrag in die Lehrlingsrolle der Handwerkskammer digital zu erledigen. Das Angebot, das Zeit und Geld sparen und die Handhabung für die Betriebe noch einfacher machen soll, wird bereits rege genutzt. Claudia Orth, Leiterin des Geschäftsbereichs Berufliche Bildung der Handwerkskammer Mannheim Rhein-Neckar-Odenwald, erklärt im Interview, was es mit dem Lehrvertrag online auf sich hat.
Frau Orth, warum wurde der Lehrvertrag online eingeführt?
"Der Lehrvertrag online ist ein weiterer Schritt zur Digitalisierung des Angebots der Handwerkskammer Mannheim Rhein-Neckar-Odenwald. Für die Betriebe ist es eine enorme Erleichterung, da das Ausfüllen vereinfacht wird und es Kosten und Zeit spart."
Welche Vorteile bringt der Lehrvertrag online konkret?
"Betriebe haben durch den Lehrvertrag online direkten Zugang auf den Ausbildungsvertrag und können diesen am Computer oder über ihr mobiles Gerät sauber und einfach ausfüllen und der Handwerkskammer zur Verfügung stellen. Wer sich über das Kundenportal einloggt und dann auf den Lehrvertrag online zugreift, hat zudem den Vorteil, dass das Dokument bereits die in der Handwerksrolle hinterlegten Betriebsdaten enthält. Diese werden automatisch in den Ausbildungsvertrag übernommen, man muss sie also nicht mehr eintragen, sondern nur noch um die persönlichen und ausbildungsrelevanten Angaben zum Azubi ergänzen."
Das vereinfacht und spart also Zeit …
"Nicht nur das Ausfüllen ist so schneller erledigt, auch im weiteren Ablauf ergibt sich eine Zeitersparung. Bislang war es so: Der Ausbildungsvertrag wurde dreifach ausgedruckt und dreifach unterschrieben, auf dem Postweg bei der Kammer eingereicht und von uns bestätigt. Jetzt kann man alles mit wenigen Klicks am PC machen. Das spart Zeit, Papier und Geld, weil auch kein Porto mehr nötig ist."
Wie funktioniert die Handhabung des Lehrvertrags online?
"Es ist wirklich sehr einfach. Wir haben alle Bereiche des Online-Formulars mit Roll-over-Funktionen hinterlegt, die Informationen zum Ausfüllen beinhalten. Heißt: Wenn ich mit dem Cursor über eine bestimmte Stelle im Formular fahre, geht ein Feld auf, das genau beschreibt, was hier zu machen ist. So wird man Schritt für Schritt durch das Formular geleitet und überall durch die Hilfefunktion begleitet. Im Hintergrund läuft zudem eine Plausibilitätsprüfung der erfassten Daten, sodass Fehlerquellen zusätzlich minimiert werden."
Es gibt ja sogar einen Urlaubsrechner …
"Genau! Urlaubstage müssen beim Lehrvertrag online für jedes Kalenderjahr der Ausbildung angegeben werden. Mit dem Urlaubsrechner, der dem Formular hinterlegt ist, geht das ganz einfach. Er ermittelt, wie viele Tage dem Azubi zustehen. Darüber hinaus gibt es auch noch einen Vergütungsrechner. Auch diese Zusätze machen den Mehrwert des Lehrvertrags online aus."
Und wie geht es weiter, wenn der Lehrvertrag ausgefüllt ist?
"Den Ausdruck unterschreiben, einscannen, über die Upload-Funktion hochladen und absenden. Fertig. Mehr muss der Betrieb nicht mehr machen. Der Lehrvertrag geht direkt bei uns ein, wird geprüft und in die Lehrlingsrolle eingetragen. Der Betrieb erhält eine Bestätigung der Eintragung. Sollte etwas fehlerhaft sein, geht ebenfalls eine entsprechende Rückmeldung an den Betrieb. Die Korrekturen oder Änderungen nimmt er dann selbst vor, deshalb ist es wichtig, dass der Lehrvertrag immer gespeichert wird. Auch hieraus ergibt sich ein Vorteil für den Betrieb: Er hat stets Zugriff auf seine Unterlagen, alles liegt ihm selbst digital vor."
Kann man den Lehrvertrag online auch ausfüllen, ohne sich vorher über das Kundenportal zu registrieren?
"Ja, das kann man. Wir stellen den Lehrvertrag auch als beschreibbares Webformular zur Verfügung. Allerdings entfallen dann die Vorteile, dass der Vertrag schon mit vielen Betriebsdaten vorausgefüllt ist. Auch das Zwischenspeichern und Ändern von Daten ist dann nicht möglich. Insofern empfehlen wir, die Pluspunkte des Kundenportals zu nutzen. Aber die Wahlmöglichkeit besteht."
Ein wichtiger Aspekt beim Lehrvertrag online ist auch seine Rechtssicherheit. Was können Sie dazu sagen?
"Das stimmt. Der von uns zur Verfügung gestellte Lehrvertrag online ist auf seine Rechtssicherheit geprüft und kann von allen Ausbildungsbetrieben verlässlich genutzt werden – ganz gleich, welchem Gewerk der Betrieb zugehörig ist. Den Betrieben steht damit ein rechtssicherer Vertrag zur Verfügung."
Wo bekommen Ausbildungsbetriebe weitere Informationen?
"Wir möchten unser Angebot im Kundenportal Schritt für Schritt mit weiteren Informationen aufwerten. So werden dort künftig Infobroschüren zu verschiedenen Themen rund um die Ausbildung abgelegt und für unsere Betriebe jederzeit griffbereit sein. Auch Hinweise und Verlinkungen werden hinterlegt, wie beispielsweise der Verweis auf die Ausbildungsordnungen , die beim Bundesinstitut für Berufsbildung (BiBB) abrufbar sind. Grundsätzlich stehen die Beraterinnen und Berater der Handwerkskammer bei Fragen zur Verfügung. Wir unterstützten gerne."
Hier geht es auf schnellstem Weg zum Ausbildungsvertrag.
Im Bereich "Lehrvertragsverwaltung" im Kundenportal haben Betriebe zudem die Möglichkeit, Lehrverträge effizient zu verwalten: Verträge können heruntergeladen, bearbeitet und gelöscht sowie neue Dokumente hochgeladen werden.
Wer Fragen zum Lehrvertrag online, generell zur Eintragung in die Lehrlingsrolle oder aber zur Ausbildung im Handwerk hat, kann sich an die Mitarbeiter der Handwerkskammer wenden.
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